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煩雑な紙の注文書類のやり取りを電子化し、郵送コストと印紙代を大幅削減

株式会社アルダグラム（本社：東京都港区、代表取締役：長濱光、以下、アルダグラム）は、現場DXサービス「KANNA（カンナ）」が、金融機関向け設備やセキュリティシステム、特殊扉、文化財保存設備などを手がける株式会社クマヒラ（本社：東京都中央区、代表取締役社長：渡邉秀隆、以下、クマヒラ）に導入されたことをお知らせします。

KANNAの活用により、紙ベースで行っていた注文書・請書などのやり取りを電子化。郵送コストや収入印紙代の削減に加え、業務リードタイムの短縮とペーパーレス化を実現しました。

課題と導入理由

【課題】クマヒラ技術部では、担当者と協力会社の間で行われる見積依頼や契約書のやり取りが、電話・メール・ショートメッセージ・紙の郵送など複数の手段に分散していました。

　その結果、過去のやり取りを探す手間に加え、担当者の異動・退職による情報引き継ぎの難しさといった属人化も発生していました。さらに、紙の注文書や請書を郵送する運用は、リードタイムの長期化や支払い遅延リスク、郵送費や収入印紙代などのコスト増加につながっていました。

【導入理由】導入の決め手は、注文書類の電子化と案件情報の一元管理がワンストップで実現できる点でした。KANNAの「帳票」「チャット」「報告」などの機能を活用することで、紙ベースの業務を電子化し、見積依頼から発注・承認までをクラウド上で完結できます。

　また、協力会社のITリテラシーを問わず使いやすい直感的なUI/UXや、自社の業務フローに合わせて項目名や進捗ステータスを柔軟にカスタマイズできる点も高く評価されました。これにより、スムーズな社内浸透を見据えた運用が可能になる点も導入を後押ししました。

導入後の効果

　KANNA導入後、注文書や請書のやり取りをKANNA上でPDF送信できるようになり、ペーパーレス化が大幅に進展。郵送コストや収入印紙代などの経費削減に加え、やり取りにかかる時間も大幅に短縮されました。さらに、KANNAの「承認機能」の活用により、見積依頼から承認・発注書送付までをKANNA内で完結できる電子業務フローを構築しました。情報が案件単位で整理されることで、過去の資料検索が容易になり、情報の属人化が解消されつつあります。

　現在、クマヒラではKANNAの全国展開を進めており、各拠点での運用が順次広がっています。

今後は、技術部にとどまらず他部門への展開や、電子伝票発行などのさらなる業務DXを推進し、全社的な業務効率化とペーパーレス化の加速を目指します。

■現場DXサービス「KANNA」について

「KANNA（カンナ）」は、世界中のノンデスクワーク業界における現場の生産性向上を実現する「現場DXサービス」です。事務作業や移動時間、コミュニケーションの手間をカンナのように削り、作業の生産性を最大化します。Appストアでのアプリ評価は「4.3点」（5点満点）。ITツールに不慣れな方にもシンプルで使いやすい設計が特徴です。現場DXサービス「KANNA」は、世界中の現場を支えるプロジェクト管理アプリ「KANNAプロジェクト」、ペーパーレス化を推進するデジタル帳票アプリ「KANNAレポート」の2つのサービスを展開。

【KANNAプロジェクト】https://lp.kanna4u.com/

【KANNAレポート】https://lp.kanna4u.com/report/ 　※2024年9月特許取得